User Management
Administrator membuat dan memperbarui akun, menonaktifkan atau mengaktifkan pengguna, serta mereset akses. Copy Access menyediakan peninjauan sebelum konfigurasi akses digabungkan ke pengguna tujuan.
GPAPER FOUNDATION · COMING SOON
Satu dasar.
Dari form hingga final.
Hubungkan template, petunjuk kerja, record, dan persetujuan dalam satu alur dokumen. Sebagai reusable core GPAPER, Foundation menyediakan mekanisme pengguna, akses, template, evidence, workflow, dan dokumen yang digunakan kembali oleh Solutions. Konteks pekerjaan bisnis tetap berada pada masing-masing Solution.
PENGGUNA & AKSES
Tim yang jelas.
Akses sesuai tanggung jawab.
Pengguna bekerja dalam konteks properti dan Solution yang diizinkan. Hak akses efektif menentukan menu dan tindakan yang dapat dijalankan, termasuk akses terhadap record.
Permission Profiles & Solution Access
Gunakan profil izin sebagai dasar, lalu tinjau pemberian atau pencabutan izin dan akses Solution. Tampilan effective permissions membantu menjelaskan izin yang berlaku. Pemeriksaan hak akses dan lingkup tetap dilakukan saat tindakan dijalankan.
01 DIGITAL FORMS & TEMPLATE BUILDER
Rancang formulir.
Gunakan kembali.
Susun bagian, kolom isian, dan checklist sesuai kebutuhan pekerjaan. Setiap record dibuat dari template yang telah diterbitkan.
Isian dan struktur yang jelas
Gunakan Standard Sections untuk isian tetap dan Repeating Sections untuk baris yang dapat ditambahkan. Jenis isian meliputi teks, angka, mata uang, tanggal, waktu, tanggal-waktu, Ya/Tidak, pilihan tunggal atau jamak, referensi pengguna, dan foto. Isian wajib membantu pengguna melihat bagian yang perlu dilengkapi sebelum pengajuan.
Publishing & versioning
Terbitkan versi template untuk digunakan tim. Siapkan draf versi berikutnya saat struktur perlu berubah, sambil mempertahankan versi yang telah dipakai pada record sebelumnya.
Draf yang dapat dilanjutkan
Simpan jawaban dan checklist sebagai draf, buka kembali, lalu lanjutkan pengisian dan lampiran sebelum mengirim laporan untuk ditinjau.
02 SOP MANAGEMENT & DOCUMENT NUMBERING
Petunjuk kerja.
Identitas dokumen.
SOP Management & Binding
Kelola isi, versi, dan tanggal efektif SOP. Binding menunjuk versi SOP tertentu, sehingga petunjuk pada record dapat ditelusuri secara tepat. Tanggal efektif mengikuti waktu properti dan menentukan SOP yang dapat digunakan.
Document Numbering
Kelola konfigurasi nomor dokumen milik klien, termasuk pola referensi dan cakupannya untuk jenis dokumen terkait. Pada alur finalisasi yang dikonfigurasi, laporan memperoleh nomor referensi dokumennya.
Template memberi struktur isian. SOP memberi petunjuk pelaksanaannya. Nomor dokumen membantu mengenali hasil yang telah diterbitkan.
03 WORKFLOW, REVIEW & APPROVAL
Dari rancangan
ke dokumen final.
Record mengikuti tahapan yang ditentukan pada template. Peninjau dapat mengembalikan laporan untuk koreksi sebelum proses berlanjut ke persetujuan dan tanda tangan.
- 01Create template
Susun formulir dan tahapan kerja.
- 02Publish
Terbitkan versi yang siap digunakan.
- 03Create record
Isi dan simpan laporan.
- 04Review
Tinjau isi dan lakukan koreksi.
- 05Approve
Berikan keputusan persetujuan.
- 06Sign
Tinjau dokumen dan tandatangani.
- 07Final document
Simpan dan unduh PDF final.
Pengaju, peninjau, dan pemberi persetujuan menjalankan perannya dalam alur. Tanda tangan dan catatan attestasi terikat pada snapshot dokumen yang ditinjau. Riwayat menyimpan siklus review dan revisi. Draf dapat dibatalkan; tindakan pembatalan atau void mengikuti status dan izin yang berlaku.
04 CUSTOM REPORTS & STRUCTURED RECORDS
Catatan terstruktur.
Hasil yang dapat dibuka kembali.
Gunakan template untuk menyiapkan jenis laporan yang sesuai dengan pekerjaan tim, lalu simpan jawabannya sebagai record.
Laporan berbasis template
Bagian Standard dan Repeating, checklist, serta foto pendukung dapat digunakan untuk kebutuhan seperti laporan shift atau inspeksi. Contoh yang telah digunakan di GPAPER adalah laporan operasional MOD.
Preview, PDF & Finalization
Buka preview dokumen sebelum menandatangani. Renderer menyusun isi record, versi template, SOP terkait, dan tanda tangan menjadi dokumen. Setelah tahapan terkait diselesaikan, simpan dan unduh sealed PDF final. Hasil yang telah disegel dipertahankan ketika record dibuka kembali.
Photo, File & Evidence
Lengkapi field evidence pada template dengan lampiran foto atau berkas yang didukung. Foto dan nilai evidence tersimpan pada record serta dapat ditinjau dalam alur dokumen.
05 PERMISSIONS, HISTORY & AUDIT
Akses yang sesuai.
Jejak kerja yang terbaca.
Menu dan tindakan mengikuti hak akses pengguna, sementara riwayat membantu tim menelusuri perjalanan laporan.
Record Registry & Search
Temukan record berdasarkan kata kunci, template, pembuat, status, dan rentang tanggal. Registry membantu membedakan draf dan hasil final serta membuka record yang sesuai hak akses.
Record Relationships
Hubungkan record terkait agar pengguna dapat mengikuti konteks antarcatatan. Penambahan dan pembukaan relasi memerlukan akses pada kedua record. Relasi antarrecord dalam Solution yang sama telah digunakan pada laporan Foundation.
History pada record
Lihat tindakan seperti pengajuan, review, persetujuan, dan penyimpanan PDF pada riwayat laporan, beserta konteks waktu serta tahapnya.
Activity History
Pengguna berwenang dapat meninjau aktivitas Hospitality dan riwayat perubahan izin pada lingkup properti. Riwayat laporan menyediakan konteks tindakan pada record Foundation.
ADMINISTRASI PROPERTI
Pengaturan yang terkelola.
Data yang tetap diperhatikan.
Property Administration
Administrator berwenang mengelola pengaturan properti dan registrasi Hospitality dalam lingkup propertinya.
Backup & Restore
Buat dan unduh backup terenkripsi melalui alur administrasi. Restore menggunakan pemeriksaan berkas serta lingkup properti; pemulihan merupakan tindakan administrator yang perlu dilakukan secara terkendali.
Privacy Controls
Atur kebijakan retensi dan tinjau kandidat data pada preview pembersihan. Preview membantu administrator memeriksa dampak sebelum mengambil keputusan terhadap data.
FOUNDATION → SOLUTIONS
Dasar yang sama.
Konteks bisnis yang nyata.
Lihat bagaimana Hospitality menggunakan formulir, alur kerja, dan dokumen dalam operasional hotel.